Perspektif: Graduan Pengurusan Rekod (IM246) UiTM Puncak Perdana, Fakulti Pengurusan Maklumat

Baru-baru ini saya bersama dengan pasangan ada hantar adik dia ke UiTM Kampus Puncak Alam untuk masuk ke semester yang baru selepas puas menyambut Hari Raya Aidilfitri 2025. Kebetulan pada masa dahulu jalan yang saya memandu tu adalah jalan yang sama menuju ke tempat saya belajar di UiTM Kampus Puncak Perdana. Ini yang menjadi detik untuk saya kongsikan perspektif saya tentang apa yang saya belajar dahulu.

Bila saya sedang mencari ilham untuk menulis blog ini, saya baru dapat tahu bahawa kod kursus saya telah berubah daripada IM246 kepada CDIM261 bagi Bachelor of Information Science (Hons) Records Management. Nama fakulti pun telah berubah daripada Faculty of Information Management kepada Faculty of Computing, Informatics and Mathematics. Panjang nama, seperti sudah kehilangan keunikkan dan identiti tersendiri kerana bergabung dengan bidang yang lain.

Perkara utama yang saya belajar dalam bidang ini adalah sebenarnya pengurusan rekod. Kami telah didedahkan tentang bagaimana nak menguruskan rekod yang masih digunapakai secara harian dan rekod yang telah tidak aktif tetapi maklumatnya masih bernilai lagi. Maka ia harus dipelihara dan disimpan dengan sebaiknya jika pemilik rekod tersebut ingin menggunakannya.

Ini cuma sebahagian sahaja (dalam 80%) daripada apa yang kursus ini mengajar kami, kerana selebihnya kami juga telah diajar cara untuk membina sistem pengurusan rekod elektronik. Kerana zaman sekarang kebanyakkan organisasi banyak mengeluarkan dan menyimpan rekod secara digital.

Akhir sekali, kursus IM246 ini ada dua jenis pengkhususan (specialization) yang pelajar semester akhir boleh pilih untuk tamatkan kuliah sebelum pergi mengikuti latihan industri pada semester terakhir.

1. Pengkhususan pertama adalah perubatan rekod (medical record) di mana pelajar akan didedahkan dan diajar secara asas bagaimana untuk menguruskan rekod pesakit menggunakan sistem ICD10 (International Classification of Disease).
2. Pengkhususan kedua adalah rekod perniagaan (business record). Secara asasnya ia adalah sama seperti subjek utama yang pelajar telah ambil ketika mengikuti kursus IM246 ini tetapi ia menitikberatkan pengurusan tentang jenis dokumen ataupun rekod yang terdapat di organisasi, terutamanya di swasta.

Kepada pembaca yang tertanya apakah subjek yang pelajar pengurusan rekod ini belajar di kuliah, saya akan kongsikan sedikit apa yang saya masih ingat dalam bentuk point.

1. Belajar bagaimana untuk membuat label dan klasifikasi untuk fail.
2. Dalam teori, me-reka sebuah pelan bangunan untuk membina sebuah pusat pengurusan rekod.
3. Membuat buku skrap / notebook dengan menggunakan kaedah jahitan dan gam buku. Disamping itu, diajar cara untuk menggunakan tissue paper khas untuk gam dokumen yang telah koyak.
4. Menggunakan programming language seperti software engineer untuk membina sebuah sistem pengurusan dokumen mini dalam tempoh empat bulan.
5. Menyenaraikan rekod yang tidak aktif didalam satu katalog dan meletakkan tarikh cadangan untuk melupuskan rekod ini menggunakan kaedah pembakaran ataupun shredder.
6. Merancang satu temubual bersama dengan tokoh mengikuti topik yang telah ditetapkan oleh fakulti (minimum dua jam perbualan) dan menaip setiap patah perkataan yang telah dirakam untuk dicetak dan dibukukan secara hardcopy.
7. Belajar menggunakan sebuah sistem pengurusan dokumen elektronik bernama DGFlo dan mengaplikasikan subjek yang kita telah belajar daripada awal sehingga hujung semester.

Saya masih ingat lagi point ini di atas kerana setiap aktiviti yang saya telah melakukan ini saya ada ambil gambar dan video untuk dijadikan sebagai kenangan semasa zaman belajar.

Koordinator program bagi kursus pengurusan rekod juga telah menyeneraikan beberapa peluang pekerjaan yang selari dengan bidang yang kita belajar ini iaitu:

1. Pegawai Arkib Gred S41 (Sektor Awam)
2. Medical Record Officer (Sektor Swasta)
3. Curator (Sektor Swasta)
4. Document Controller (Sektor Swasta)

Jika graduan pengurusan rekod berjaya memperolehi kerjaya dalam salah satu daripada empat jawatan di atas ini, kiranya mereka betul-betul bekerja di dalam bidang yang apa mereka belajar.

Langkau terus ke tahun 2025, sudah hampir lima tahun sejak saya meninggalkan bidang yang berkaitan dengan apa yang saya belajar dahulu sebagai pelajar pengurusan rekod. Sekarang ini, saya sudah bekerja di dalam bahagian sumber manusia dan saya berani mengatakan bahawa saya sudah ada beberapa pengalaman di setiap disiplin sumber manusia (HR operations, talent acquisition, payroll processor, industrial relations & performance management).

Saya berjaya sampai ke tahap ini pun bukannya mudah kerana terpaksa korbankan masa dan duit. Selama lima tahun ini, saya telah memajukan diri saya dengan mengambil Master in Business Administration (MBA) dan juga menghadiri beberapa kursus daripada institusi yang berkait rapat dalam bidang sumber manusia dan menjadi ahli kepada sebuah trade union.

Hasil daripada pengalaman yang saya alami sendiri, perspektif saya terhadap kursus pengurusan rekod telah berubah. Saya berharap pembaca semua boleh mengambil daripada sudut yang positif dan juga negatif sebelum melontarkan pendapat anda sendiri.

Saya nak kongsikan satu sahaja konsep kepada pembaca, hasil daripada subjek ekonomi yang saya menuntut di dalam program MBA. Konsep penawaran dengan permintaan graduan (supply vs demand).

1. Supply vs Demand
   • Muat turun mana-mana aplikasi pencarian kerja. Antara aplikasi yang popular di kalangan majikan ialah Jobstreet, Indeed dan LinkedIn.
   • Gunakan fungsi carian di dalam platform ini. Taip mana-mana kata kunci seperti document controller, medical record officer, archivist ataupun record management. Tekan butang cari dan lihat keputusannya.
   • Susunkan carian ini mengikut tarikh daripada baru kepada lama. Lihat, dalam lingkungan 30 hari ini ada berapa banyak jawatan kosong yang telah di iklankan daripada kata kunci yang kita telah gunakan.

Sebagai seorang daripada bidang sumber manusia dan pentadbiran, saya akui bidang pengurusan rekod amat penting dalam sesebuah organisasi. Saya tidak mahu mengatakan bahawa kursus Bachelor Degree in Record Management langsung tidak bagus, cuma permintaan bagi graduan ini adalah terhad di dalam pasaran kerja (tertakluk kepada permintaan pihak majikan dari semasa ke semasa).

Dipenghujung topik ini juga saya ingin menegaskan bahawa setiap orang punya kerjaya, bergantung kepada usaha sendiri dan rezeki daripada Tuhan. Ada graduan akan dipermudahkan untuk mendapat kerja di mana-mana bidang dengan kursus ini, ada juga yang akan menghadapi kesukaran untuk mencari kerja disebabkan oleh persepsi segelintir pihak majikan di pasaran kerja.

Saya boleh mengesyorkan bahawa jika anda berminat mahu belajar di fakulti ini, anda boleh memilih kursus Bachelor Degree in Information System Management. Ini kerana di kedua-dua organisasi saya pernah bekerja, jawatan IT Support mereka disandang oleh graduan-graduan ini kerana mereka lebih versatile berbanding graduan sains komputer.

Lagi satu alternatif yang saya boleh cadangkan ialah beralih kepada Fakulti Pengurusan Perniagaan di UiTM. Percayalah, graduan daripada fakulti ini adalah paling diminati oleh pihak majikan kerana mereka belajar semua disiplin ilmu di dalam bidang perniagaan. Seperti adik ipar saya, dia merupakan seorang pelajar Bachelor Degree in Marketing tetapi dia juga ada belajar subjek dalam sumber manusia dan asas perakaunan.

Saya juga faham bahawa sebahagian alumni dalam bidang pengurusan rekod telah berjaya menempa nama dalam bidang ini. Justeru, saya ingin memberi pujian serta ucapan tahniah kepada mereka. Saya secara peribadi tahu bahawa kebanyakan alumni berjaya ini pun telah berhijrah ke luar negara yang lebih menghargai kepentingan ilmu pengurusan rekod.

Saya tidak mahu mempersoalkan rezeki pekerjaan mereka, kerana itu adalah berkait rapat dengan usaha sendiri dan kuasa Tuhan. Sampai di sini sahaja coretan mengenai dengan pengalaman saya sebagai graduan pengurusan rekod dan alumni UiTM (Diploma - Ijazah Sarjana Muda). Akhir kata, semua ini adalah daripada perspektif saya sendiri.